Comment gérer son temps et ses priorités à l’aide de la matrice d’Eisenhower

« Quel est votre but? Quelle est votre vision? Sans but et sans vision, vous ne faites que dériver et vous n’aboutirez nulle part. »
– Arnold Schwarzenegger

Avez-vous parfois de la difficulté à gérer votre temps et vos priorités? C’est aussi mon cas. Récemment, je me suis mis à utiliser un outil appelé la matrice d’Eisenhower pour mieux y arriver. Voici comment je l’utilise.

Au cas où vous vous poseriez la question : oui, il s’agit bien d’un outil conçu par Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis.

2 critères pour mieux gérer notre temps et nos priorités

Voici comment l’outil fonctionne. Comme vous le verrez, c’est assez simple. La matrice d’Eisenhower nous aide à gérer notre temps en priorisant nos activités selon 2 critères : l’importance et l’urgence.

L’urgence

En général, les tâches urgentes requièrent une action immédiate. C’est le cas d’un accident, d’un symptôme physique alarmant, d’une crise relationnelle ou d’un projet dont l’échéance est imminente.

Il arrive aussi que certaines tâches apparaissent urgentes et déclenchent une réaction immédiate alors qu’elles ne le devraient pas. C’est le cas d’un message électronique ou d’un appel dont le contenu est peu important. Ces événements sont tout de même classés comme urgents étant donné la réaction instinctive qu’ils déclenchent.

L’importance

L’importance d’une activité, quant à elle, réfère plutôt à l’objectif de cette dernière. La tâche est-elle alignée sur votre mission fondamentale, sur vos valeurs, sur vos objectifs de vie? Correspond-elle à vos priorités? Si oui, elle est importante.

Que ce soit sur le plan personnel, relationnel ou professionnel, il est primordial d’apprendre à évaluer le niveau d’importance de nos activités si nous souhaitons mieux gérer notre temps.

Même nos loisirs devraient parfois être analysés sous l’angle de l’importance, et donc être priorisés. Nous verrons pourquoi dans quelques instants.

4 niveaux de priorité

En combinant les 2 critères présentés plus haut, l’outil d’Eisenhower en arrive à 4 niveaux de priorité :

1. Important et urgent
2. Important, mais non urgent
3. Non important, mais urgent
4. Non important et non urgent

Voici comment l’outil organise ces 4 priorités. Vous pouvez cliquer sur l’image pour agrandir le tableau.

Les 4 niveaux de priorités de la matrice d’Eisenhower

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Comme vous l’avez certainement remarqué dès votre première lecture, le temps investi dans le cadre 2 rapportera davantage de bénéfices. Du même coup, vous pouvez facilement imaginer les effets néfastes d’une gestion centrée sur les cadres 1, 3 et 4.

Éteindre des feux toute la journée

Les priorités de niveau 1 nécessitent notre attention immédiate. Elles sont importantes et urgentes. Cependant, si je passe la majeure partie de mon temps à gérer ce type de tâches, il y a un problème.

D’abord, cela signifie très souvent que j’accorde trop peu de temps aux priorités de niveau 2, qui, sans être urgentes à très court terme, sont tout aussi importantes. En effet, plus je consacre de temps au cadre 2, dédié à la prévention et la croissance, plus les crises se font rares. Je me retrouve donc avec moins d’urgences à gérer.

Ensuite, si ma vie n’est qu’une succession de crises et si je passe la majorité de mon temps à courir dans toutes les directions pour éteindre des feux, je risque tôt ou tard de souffrir d’épuisement, de stress chronique, d’insomnie et d’autres problèmes de santé physique et psychologique.

L’illusion d’importance

Si une vie passée dans le cadre 1 est problématique, la mauvaise priorisation des activités de niveau 3 l’est tout autant. En effet, nous avons souvent l’impression de consacrer nos journées à gérer des priorités de niveau 1 (urgentes et importantes), alors qu’en réalité nous sommes plutôt devant des priorités de niveau 3 (urgentes, mais non importantes).

Nous confondons l’urgence apparente d’une requête et son importance réelle.

Un bruit, une alerte visuelle, un appel, un message électronique, une visite ou une requête d’un collègue crée un sentiment d’urgence. Notre téléphone, notre ordinateur ou notre iPad nous envoie un signal signifiant « attention, arrête ce que tu es en train de faire et accorde-moi toute ton attention ». Généralement, nous obéissons sur-le-champ.

Pourtant, une analyse de cette stimulation nous révélerait immédiatement l’insignifiance de la requête, ou, du moins, son peu d’importance. C’est pour cette raison que les priorités de niveau 3 portent aussi le nom d’illusions d’importance.

Il semble en effet que l’être humain ait beaucoup de difficulté à ignorer un signal d’urgence ou à évaluer rapidement son niveau d’importance. La stimulation déclenche une réaction instinctive et immédiate.

Nous ouvrons nos emails, répondons au téléphone, tenons des réunions et gérons de la paperasse en réagissant à la dernière stimulation comme s’il s’agissait d’une priorité absolue. Au bout du compte, notre capacité d’attention, de concentration et de présence se détériore.

Plus nous consacrons de temps à gérer des activités de faible priorité, plus nos journées deviennent occupées et stressantes, tout en demeurant très superficielles. Un emploi du temps très chargé, mais qui n’a que très peu d’impact sur notre trajectoire de vie.

Nous n’accordons que peu de temps et d’attention à nos réelles priorités de vie, à nos valeurs, à notre mission fondamentale. Au bout du compte, nous finissons par ressentir une étrange sensation de vide et d’impuissance, malgré l’impression d’être constamment occupés, voire même surchargés.

Passer le temps… même s’il est compté

Je ne m’éterniserais pas sur les effets néfastes d’une trop grande place accordée aux priorités de niveau 4, qui sont non urgentes et non importantes.

Ces activités agréables pourraient être comparées aux sucreries. Ce sont les calories vides de notre journée. Elles peuvent agrémenter nos journées, tant et aussi longtemps qu’elles demeurent en quantité limitée.

Regarder la télévision, retourner voir nos messages électroniques pour la 10e fois, surfer sur Internet, jouer à un jeu vidéo, passer du temps sur les réseaux sociaux, ce n’est pas mauvais en soi.

Cependant, le risque ici est de passer la majorité de notre temps de loisir à simplement « passer le temps ». Comme le disait le psychologue Lucien Auger : « Le temps qu’on tue nous le rend bien ».

Au bout du compte, le temps est une ressource non renouvelable. Nous ne savons pas combien il nous en reste, mais nous savons qu’il est compté. Tôt ou tard, nous finirons par en manquer. Généralement, cela arrive trop tôt.

Que ferons-nous du temps qu’il nous reste?

Investir dans notre vie, croître et prévenir les crises

Rares sont ceux qui consacrent la majeure partie de leur temps à gérer un seul type de priorités. Souvent, le problème est plus insidieux. Nous alternons entre des activités de niveau 1 et 3 durant nos journées de travail, puis nous nous détendons avec des activités de niveau 4.

Au final, nous accordons trop peu de temps au cadre 2.

Or, c’est en consacrant du temps à ces activités très importantes, mais non urgentes, que nous investissons réellement dans notre vie. C’est par le cadre 2 que nous nourrissons notre être, nos relations et nos aspirations les plus profondes.

En accordant la priorité à ce type d’activités, nous définissons des objectifs personnels, relationnels et professionnels et nous agissons conformément à ces priorités de vie. Nous sommes proactifs plutôt que réactifs. Nos relations sont plus profondes et épanouies, nous sommes en meilleure santé et nous nous développons en tant qu’êtres humains.

Ce faisant, les crises relationnelles, personnelles et professionnelles se font plus rares. Nous sommes plus heureux et avons l’impression que nos journées, et donc notre vie, ont un sens.

Trop souvent, ces activités axées sur la croissance et la prévention échappent à notre attention parce qu’elles semblent moins urgentes que les activités des cadres 1 et 3. Puis, lorsque nous avons des temps libres, nous préférons la gratification immédiate du cadre 4 aux plaisirs plus lents, mais aussi plus profonds et durables, du cadre 2.

Concrètement, comment gérer notre temps et nos priorités à l’aide de cet outil?

Voici à nouveau la matrice, accompagnée cette fois de quelques pistes de suggestions concrètes pour la mettre en oeuvre et ainsi mieux prioriser nos activités quotidiennes.

Comment gérer notre temps selon la matrice d’Eisenhower

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Ma journée vue à travers la matrice d’Eisenhower

Concrètement, voici comment j’intègre mes diverses activités quotidiennes dans cet outil de gestion du temps. Rassurez-vous, tous ces événements ne sont pas réellement survenus en une seule et même journée. Je les rapporte dans un seul tableau afin d’en faciliter l’affichage.

Exemple : mon emploi du temps selon la matrice d’Eisenhower

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Comment se concentrer sur l’essentiel?

Remettre en question la réelle importance des urgences

Afin de vous assurer qu’une urgence est réellement importante, et donc qu’il s’agit bien d’une priorité de niveau 1 et non 3, posez-vous la question suivante:

Qu’arriverait-il si je remettais cette tâche à demain?

Si vous répondez « rien de bien grave », la tâche est moins urgente ou importante qu’elle pouvait le sembler au départ. Cette distraction ne mérite peut-être pas que vous interrompiez une activité du cadre 2 comme une discussion avec votre conjointe, l’écriture d’un article ou votre séance de méditation. Vous pouvez remettre cette interruption à plus tard.

Mais avant de la reporter, demandez-vous aussi : qu’arriverait-il si je n’accomplissais jamais cette tâche?

Ici encore, si vous répondez « rien de bien grave », vous pouvez la supprimer définitivement de votre agenda. Si vous n’êtes pas prêt à l’abandonner complètement, assurez-vous de vous fixer une plage horaire très courte pour éviter de gérer ces tâches de faible importance durant toute la journée. Une fois ce laps de temps écoulé, passez à autre chose.

Finalement, lorsque vous vous sentez débordé, observez les tâches que vous avez devant vous et demandez-vous simplement : pourquoi?

Pourquoi suis-je en train de faire ceci ou cela? Pourquoi est-ce important pour moi? Quel est l’objectif derrière cette tâche? Si vous ne pouvez pas lier cette activité à une de vos priorités de vie, alors vous êtes définitivement dans le cadre 3 ou 4. Reportez ou éliminez.

Contrôler l’environnement

Comme je le mentionnais plus tôt, nous avons beaucoup de difficulté à ne pas réagir instinctivement à un signal ou à une stimulation, qu’il s’agisse d’un son ou d’une alerte visuelle.

Après tout, nous sommes entraînés depuis des milliers d’années à réagir sur-le-champ à tout signal. Notre survie en dépendait. Le hic, c’est que notre mode de vie moderne multiplie de manière hallucinante le nombre de ces stimulations.

Le moyen le plus efficace pour nous prémunir contre nos instincts et ainsi reprendre un certain contrôle sur notre attention, et donc notre vie, est de contrôler notre environnement.

Lorsque vous êtes au beau milieu d’une activité importante, désactivez toutes formes d’alertes sur vos appareils mobiles et ordinateurs. Mieux encore, déplacez vos appareils dans une pièce voisine. Si votre téléphone et votre iPad sont à portée de main, vous serez toujours tenté d’y jeter un coup d’œil dès le moindre temps mort.

Or, au cœur d’une activité importante, qu’il s’agisse de l’écriture d’un article ou d’un souper avec vos proches, les temps morts ont leur utilité. Ils sont même essentiels. Ce sont ces moments de lenteur et de silence qui font naître les idées nouvelles et les sujets de conversation. Durant ces brefs instants entre deux stimulations, nous sommes réellement présents à ce qui nous importe le plus.

Écrivez-moi!

Et vous, comment gérez-vous votre temps et vos priorités?

Comme je le mentionne plus haut, j’apprends moi-même à utiliser cet outil pour organiser mes journées. Je suis toujours à la recherche d’idées pour m’améliorer et je suis convaincu que vous en avez. Écrivez-moi pour me les partager!

Si la matrice d’Eisenhower est nouvelle pour vous, que vous inspire-t-elle? À quoi ressemble votre journée ou votre semaine lorsque vous l’analysez à travers cet outil?